10 أخطاء في إعداد (أونبوردينغ) الموظفين: كيفية الاحتفاظ بالمبتدئين

06.01.2022
165

هل كنت تعلم أن 30٪ من الموظفين يستقيلون في خلال 45 يومًا من وقت بداية العمل؟ لتجنب ذلك تحتاج إلى بناء أونبوردينغ بشكل صحيح.


أهم أسباب استقالة الموظفين


الأسباب الرئيسية لـ "فِرار" الموظفين الجدد:

  • ظروف العمل غير متوقّعة بدايةً.
  • اختلاف الرأي مع الإدارة.
  • التقصير في التعليم أثناء العمل.
  • الملل.
  • الشعور بالوحدة وعدم الضرورة.
  • لم تنجح العلاقات مع الزملاء.
  • التقصير في المعرفة والمهارات لإنجاز العمل.
  • الإدارة تفرض المهام الصعبة من اليوم الأول.
  • غاية الصعوبة.


ومع ذلك كله قال 56٪ من المستطلعين إن وجودَ مرشد أو شخص الذي بدأوا في التواصل معه مباشرة ساعدهم على التعوّد على ذلك بشكل أسرع والانضمام إلى الفريق والبدء في العمل بفعالية.


أونبوردينغ الجيد يزيد بنسبة 69٪ من احتمالية أن الموظف سيعمل في الشركة 3 سنوات على الأقل.


لتحقيق ذلك عليك بهذه النصائح:

  • قم بتخطيط المواعيد مع الموظف الجديد مقدمًا, وليس بعد شروعه في العمل. خطة الاجتماع المعدّة ستسهل التعارفَ وتبين للموظف الجديد أنه مهم للفريق.
  • قم بتقديم قائمة المسؤوليات بشكل كامل. اتفقْ معنا , ليس من الجيد أن تعرف فجأة أن هناك مسؤوليات أكثر "قليلاً" مما تمت مناقشته سابقًا. يجب تدوين كل شيء وإيصاله إلى الموظّف مباشرة.
  • قم بتقديم الموظف الجديد إلى الفريق. يمكنك أن تجعل يوم العمل الأول مشرقًا , على سبيل المثال , إعداد الاجتماع لا يُنسى , أو تقديم هدية تذكارية من الفريق أو صندوق الترحيب (welcome-box).
  • لا تتجاهل أهمية التواصل غير الرسمي. من الرائع جدا أن يصبح أحد الزملاء صديقًا للموظف الجديد. لدى كثير من شركات غربية توجد ممارسة للموارد البشرية تسمى بـ onboarding buddies ؛ وجود الأشخاص الذين يساعدون الموظفين الجدد على التكيف.
  • لا تنس أن تسأل عن حالة الموظف الجديد من وقت لآخر وهل واجه أية مشكلة. الاجتماعات والتواصل المستمر بين المرشد و الموظف الجديد تبين أنه يمكن لأي شخص طلب المشورة في أي وقت.
  • قم بإخبار الموظف عن خطط الأحداث في حدود أونبوردينغ . وقم بإعداد جدول للتكيف وجميع الأنشطة مقدمًا.
  • قم بتقديم الموظف إلى الإدارة والأشخاص الرئيسية في الفريق للتعارف مباشرة. من الأفضل تعريف الموظف مباشرة بالمكاتب وتقديمه إلى الرؤساء الذين سيتعامل معهم في أثناء العمل.
  • لا تحاول تسريع الأمور والقيام بأونبوردينغ في يوم واحد. سيؤدي ذلك إلى ازدحام المعلومات. من الأفضل إعطاء المعلومات شيئا فشيئا وحسب الحاجة.
  • لا تدع الأمور تسير بنفسها بلا مراعاتها. ينبغي لك أن تراقب أنشطة الموظف الجديد بانتظام حتى يتقن جميع العمليات.
  • لا تنس عن بناء الفريق. الأحداث والاجتماعات المشتركة معًا , حتى لو كانت مجرد الذهاب إلى المطعم يوم الجمعة , كل ذلك سيكون له تأثير إيجابي على علاقة الفريق بأكمله.


كل ما سبق هي عيوب أساسية لأونبوردينغ التي يفعلها كثير من الشركات. كيف تنظم أونبوردينغ بشكل صحيح إذن؟ لتوفير الراحة نقدم لك قائمة مرجعية جاهزة للتكيف الصحيح.


اليوم الأول في العمل: كيف تجعله مثاليًا؟


نوصي بدايةً بأن تعرّف الموظف الجديد بالمكتب وتوضّح له ماذا هنا وهناك وأين هذا وذاك. أين المطبخ ودورات المياه , وغرفة الراحة , ومكاتب الإدارة والزملاء. أين مجموعة الإسعافات الأولية وورق الطابعة 

والمناديل والأدوات المكتبية وما إلى ذلك.


من المفيد في اليوم الأول أيضًا:

  • التحقق مع قسم شؤون الموظفين وقسم المحاسبة من وجود جميع وثائق الموظف.
  • قم بتقديم الموظف الجديد إلى الفريق والإدارة , وتقديمه إلى متخذي القرار.
  • قم بتعليمه كيفيةَ العمل مع نظام الشركة وخدماتها , وقم بفتح الوصول إلى المستندات والملفات والمخازن العامة.
  • قم ببيان كيفية عمل الأجهزة والبرامج القياسية , على سبيل المثال , أجهزة العرض أو منصة التدريب الاحترافية.
  • قم بتعريفه على المتخصصين في قسم تكنولوجيا المعلومات , لتعليم كيفية ملء الطلب لمساعدة مدير النظام.
  • قم بإخباره أين يأكل الموظفون الآخرون عادة , أو انصحه بمقهى أو مطعم قريب.
  • قم بدعوته لتناول الغداء مع الفريق الرئيسي: مع من سيتعامل معهم في أغلب الأحيان , وتناقش العمل المستقبلي.
  • قم بإخباره عن خصائص أخذ الرواتب (الراتب والمكافآت) المعتمدة في الشركة.
  • قم بتقديم خطة العمل التي يجب إكمالها في الأسبوع الأول , وساعدْ في الشروع فيها.
  • إذا كانت هناك عادة , فيمكنك إعداد حفلة صغيرة بسبب الموظف الجديد بعد العمل.


مهم جدا أن يقوم المدير بتحديد مهام محددة للموظف من اليوم الأول. بهذا سوف يشارك الموظف الجديد في العمل بشكل أسرع , ويبدأ في عمل ما كان ينويه قبلُ ويشرع فيما من أجله بدأ يعمل بهذه الوظيفة. لا بد أن تتحدّث معه ليس فقط عن مشاريع وأنشطة الشركة , ولكن أيضًا أن تُريه بالأمثلة , وبالإضافة إلى ذلك تعطيه مهام للعمل المستقل.


الختام


والآن بعد أن عرفت الأخطاء الرئيسية في أونبوردينغ صار تجنّبُها سهلًا. من خلال القائمة المرجعية السالف ذكرها يمكن لأي شركة إجراء التكييف الكامل وفقًا لجميع القواعد بسهولة. من المهم ألا يصير الموظف الجديد يتخبط في معلومات غير معروفة عنده بنفسه , بل يدخل في نظام مدروس جيدًا ويخطو خطوةً خطوةً إلى الهدف ألا وهو أن يصبح موظفًا جيدا ماهرا ويستمتع بالعمل في الشركة خلال زمن طويل مستقبل.